Zakup czy wynajem – na co zwrócić uwagę przy wyborze lokalu pod biuro?

Prowadzenie działalności gospodarczej bez własnego biura jest praktycznie niemożliwe. To właśnie ono jest centrum zarządczym każdej firmy. Jednak decyzja o wyborze lokalu pod biuro nie jest wcale prosta. Kiedy lepiej je wynająć, a kiedy kupić? Jakie wady i zalety ma każde z tych rozwiązań?


W zależności od charakteru prowadzonego biznesu, powierzchnia biurowa może pełnić rolę głównej siedziby przedsiębiorstwa, być jego centrum administracyjnym czy księgowym, a także miejscem pracy większości zatrudnionych osób. Aby odpowiednio realizowało swoje funkcje, decyzja o jego wyborze musi być bardzo dokładnie przemyślana. Organizując firmowe biuro, musisz wziąć pod uwagę przede wszystkim jego lokalizację, metraż oraz funkcjonalność. Dla ciebie – jako właściciela firmy – kluczowy będzie również jego koszt utrzymania. Dlatego powinieneś zastanowić się czy bardziej opłaca się wynająć czy kupić lokal użytkowy przeznaczony na biuro.

Wynajem – inwestycja w cudzy interes?

Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych początkujących, decyduje się wynająć powierzchnię biurową. Głównym powodem są niższe koszty pozyskania. I chociaż miesięczny czynsz za wynajem jest o wiele mniejszy niż jednorazowy wydatek na zakup lokalu użytkowego, to warto dokładnie przekalkulować czy w dłuższym okresie rzeczywiście będzie korzystniejszym rozwiązaniem.

Średnia cena wynajmu ok. 20-metrowego biura w Warszawie wynosi ok. 2000 zł, co w skali roku daje 24 000 zł. Dla porównania koszt zakupu lokalu użytkowego w stolicy zaczyna się od ok. 7000 zł/m2, czyli na porównywalny metrażowo lokal trzeba wydać min. 140 000 zł. Z drugiej jednak strony czynsz to nie jedyna opłata, jaką ponosi najemca. Musisz doliczyć również koszty mediów oraz – bardzo często – wyposażenia pomieszczenia oraz kaucji. Poszukując biura, nie masz pewności, że uda ci się wynająć lokal odpowiadający potrzebom Twojego zespołu. Nawet w najlepiej urządzonej powierzchni konieczne są zmiany adaptacyjne. W zależności od ich skali zwiększają one wydatki na wynajęte biuro.

Sytuacją wyjątkową jest również konieczność przeprowadzenia w lokalu remontu. Jego koszty pokrywa z reguły najemca, a te nie są zwracane w momencie rezygnacji z wynajmowanego lokalu. Poza tym nie zawsze będziesz mógł zaaranżować przestrzeń według własnych upodobań. Wszystko zależy od dobrej woli właściciela, który nie musi godzić się na zaproponowane przez Ciebie zmiany. W takiej sytuacji pozostaje ci jedynie przystać na warunki wynajmującego bądź poszukać nowej lokalizacji.

Wynajmując biuro ponosisz też zawsze ryzyko wypowiedzenia wynajmu w każdej chwili. Wprawdzie w umowie zostaje określony okres jej wypowiedzenia, jednak miesiąc czy dwa mogą nie wystarczyć do znalezienia kolejnej, dogodnej powierzchni. Poza tym każda przeprowadzka biura wymaga aktualizacji danych adresowych przedsiębiorstwa zarówno w dokumentacji firmowej, jak też w materiałach promocyjnych.

Zalety wynajmu lokalu pod biuro

Czy to oznacza, że wynajem biura nie jest najlepszym rozwiązaniem? Wszystko zależy od indywidualnych potrzeb Twojej firmy, jak też lokalnego rynku nieruchomości. Jeśli twój biznes nie wymaga specyficznych rozwiązań architektonicznych albo poszukujesz niewielkiej powierzchni, to wynajem może być dobrym rozwiązaniem. Tym bardziej, jeśli zależy ci na atrakcyjnej lokalizacji.

Aktualna oferta wynajmu biur jest o wiele większa niż oferty sprzedaży takiej powierzchni, a co za tym idzie znalezienie dogodnego położenia jest o wiele łatwiejsze. Przy odrobinie szczęścia możesz trafić na lokal w pełni wyposażony, który nie będzie wymagał dodatkowego wkładu finansowego. Poza tym wydatki na wynajem możesz wliczyć w koszty prowadzenia działalności.

Wynajęcie biura daje też pewne poczucie elastyczności – w każdej chwili możesz wypowiedzieć umowę i przenieść się do innej, lepszej lokalizacji. Wartością dodaną biur wynajmowanych w centrach coworkingowych jest możliwość nawiązania cennych kontaktów biznesowych w pozostałymi najemcami.

A może jednak zakup?

Jednym z głównych powodów, dla których wielu przedsiębiorców decyduje się na wynajem a nie zakup biura, jest duży koszt pozyskania powierzchni na własność. Jak wcześniej wspomniano, na biuro dla 2-4 osób trzeba wydać min. 150 000 zł. Stając się jednak właścicielem takiej nieruchomości, masz prawo pełnego decydowania o jej losie. Dotyczy to nie tylko ewentualnych remontów czy aranżacji, ale również docelowego przeznaczenia powierzchni. Jeśli okaże się, że za jakiś czas nie potrzebujesz biura w tej lokalizacji, zawsze możesz taką nieruchomość podnająć innej firmie albo sprzedać. W każdej chwili też – jeśli będą wymagały tego okoliczności – możesz przearanżować biuro na powierzchnię usługową, magazynową itp.

Mając własną nieruchomość, ponosisz koszty związane wyłącznie z jej eksploatacją (np. mediów). Poza tym, jeśli kupujesz powierzchnię od dewelopera, a sam jesteś podatnikiem VAT, masz prawo odliczenia 23% podatku. Wykorzystując powierzchnię w celach firmowych, możesz też korzystać z odpisów amortyzacyjnych, które zmniejszą podatek dochodowy.

Kupno lokalu = dobra inwestycja

Sam zakup powierzchni to też dobry sposób na zainwestowanie firmowych pieniędzy. Tym bardziej, że obecnie dostępnych jest wiele rozwiązań pozwalających sfinansować taki zakup. Jeśli firma nie dysponuje własnym budżetem, zawsze może zaciągnąć kredyt na ten cel. Wszelkie jego koszty (prowizje, odsetki, ubezpieczenie) można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu firmy. Oprócz bankowych ofert kredytów na rynku dostępne są również atrakcyjne pożyczki hipoteczne czy preferencyjne warunki wsparcia różnego rodzaju funduszy dedykowanych przedsiębiorcom. Dobrze dobrane źródło finansowania powierzchni dopasowanej do potrzeb Twojej firmy będą inwestycją, która stanie się fundamentem twojego biznesu. Zakupionej nieruchomości nie zapomnij później uwzględnić przy inwentaryzacji środków trwałych.

Własne biuro – po nitce do kłębka

Zarówno wynajem, jak i zakup powierzchni biurowej ma swoich zwolenników i przeciwników. To, którą z tych opcji powinieneś wybrać, zależy wyłącznie od twojej pozycji na rynku. Jeśli dopiero ruszasz z własnym biznesem i całą energię musisz skupić na jego rozwoju, wynajmij biuro, które zapewni ci podstawowe warunki pracy, a nie narazi cię na wygórowane koszty. Z czasem, kiedy będziesz osiągał swój zawodowy sukces, zawsze wynajmowaną powierzchnię możesz zamienić na tę własną. A kto wie, może z czasem zaczniesz wynajmować swoją nieruchomość innym początkującym przedsiębiorcom?


Tekst powstał przy współpracy z platformą ALEO.com, która dostarcza informacji o przedsiębiorcach, ofertach i przetargach publicznych. To także baza wiedzy o prowadzeniu biznesu, marketingu i finansach w firmie.